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企業(yè)如何開展在家辦公?用好這4個(gè)功能就對(duì)了!

  • 發(fā)布時(shí)間:2020-02-28
  • 發(fā)布者: 本站
  • 來源: 群暉
  • 閱讀量:

因?yàn)橐咔橛绊?,許多企業(yè)都開始在家辦公,但是員工都在五湖四海,而辦公文件又都在公司怎么辦?我們帶來教程,告訴群暉用戶如何為員工快速實(shí)現(xiàn)在家辦公。

一般來說,當(dāng)離開公司內(nèi)網(wǎng)來調(diào)取文件,需要先連接公司專線,如果連接失敗,要再趕緊翻取郵件、聊天等記錄,看是否有這份文件的蹤跡,而這時(shí)候,效率往往就被拖延了。

通過群暉Drive,部署一套在家即可辦公的文件服務(wù)器,并且可以隨時(shí)同步團(tuán)隊(duì)最新版本文件在統(tǒng)一路徑,實(shí)現(xiàn)文件的集中管理。

要如何快速部署呢?

首先使用具有管理員權(quán)限的賬戶登錄群暉NAS,進(jìn)入下載

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下載成功后,會(huì)出現(xiàn)兩個(gè)應(yīng)用套件,一個(gè)即是套件,而另一個(gè)是,可以總覽客戶端、日志,并設(shè)置團(tuán)隊(duì)共享文件夾等。

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使用Drive前,需要進(jìn)入控制臺(tái),選擇已有文件夾設(shè)置為團(tuán)隊(duì)文件,這樣團(tuán)隊(duì)成員即可以看到該文件夾,集中進(jìn)行存取以及實(shí)時(shí)同步。

需要提醒的是,Drive提供文件多版本功能,即一個(gè)文件可以保留最多32個(gè)歷史版本,所以在設(shè)置團(tuán)隊(duì)文件時(shí),要同時(shí)設(shè)定需要保留的最高版本數(shù)。

版本數(shù)如保留過多,會(huì)過度占用NAS的存儲(chǔ)空間容量,建議根據(jù)需求來設(shè)定版本數(shù)量。

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確定后,會(huì)彈出提示,需要確認(rèn)員工賬戶權(quán)限,以確保有使用權(quán)的賬戶可以在本地和NAS中同步這個(gè)團(tuán)隊(duì)文件夾。

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進(jìn)入控制面板,確認(rèn)賬戶對(duì)于團(tuán)隊(duì)文件的訪問權(quán)限。

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這里,基礎(chǔ)的設(shè)定就完成了。之后就可以使用Drive來解決文件同步、協(xié)作和共享了。


實(shí)時(shí)同步,多臺(tái)電腦統(tǒng)一版本

不用耽誤時(shí)間找final

團(tuán)隊(duì)工作文件,往往容易散落在不同員工電腦中,無法及時(shí)統(tǒng)一信息,獲取最終版本,通過Drive,即可以實(shí)現(xiàn)多臺(tái)電腦間的文件同步,便于集中管理。

要實(shí)現(xiàn)在電腦本地和NAS間同步文件,首先要在電腦下載Drive客戶端,Drive支持Windows、Mac、Ubuntu,可以跨平臺(tái)同步Drive文件。

下載客戶端可以打開Drive網(wǎng)頁(yè)端,點(diǎn)擊界面左下角賬戶頭像進(jìn)行下載。

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下載PC版客戶端,安裝后運(yùn)行。進(jìn)入同步任務(wù),進(jìn)行設(shè)置。

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對(duì)于文件同步設(shè)置可以觀看視頻,可以選擇單向或雙向同步模式。

(請(qǐng)?jiān)赪iFi下觀看,橫屏視覺更佳)

設(shè)置同步路徑后,打開客戶端界面,可以看到同步任務(wù)情況。同步完成后,就可以在電腦上看到NAS同步文件了。

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文件的實(shí)時(shí)同步,尤其適用于需要大容量文件交互傳輸,或是頻繁修改更新版本的影視、設(shè)計(jì)、市場(chǎng)、文案等工作領(lǐng)域,不僅解決大容量文件在線傳輸緩慢,還可以確保文件的統(tǒng)一性。

尤其當(dāng)團(tuán)隊(duì)多人在家辦公時(shí),大家各自完成的最新工作內(nèi)容可以及時(shí)保存到統(tǒng)一路徑,不會(huì)造成版本混亂,也能保障傳輸效率,而不用一直開著電腦等待在線傳輸。

另外,如果擔(dān)心同步文件會(huì)占用電腦本地容量,可以在設(shè)置同步時(shí),一并開啟,即可以看到同步文件目錄,又可以根據(jù)需求將文件同步到電腦,功能介紹可點(diǎn)擊瀏覽《開啟「按需同步」,為企業(yè)云盤效能減負(fù)》

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協(xié)作編輯文檔,不用接龍等待

同時(shí)編輯,效率加倍

解決了文件同步,通過結(jié)合群暉Office,Drive網(wǎng)頁(yè)端還可以多人在線協(xié)作。即是在上文中控制臺(tái)中設(shè)定的,不同權(quán)限的賬戶可以看到自己對(duì)應(yīng)權(quán)限的團(tuán)隊(duì)文件,隨時(shí)存取文件,省去在線傳輸?shù)牡却?/span>

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要實(shí)現(xiàn)多人協(xié)作,需要先下載群暉Office,即可多人在線編輯表格、文檔和幻燈片,適用于信息統(tǒng)計(jì)、文案修改、總結(jié)報(bào)告等需要不同成員,甚至跨部門一起編輯的場(chǎng)景。另外,還可以實(shí)時(shí)添加評(píng)論、批注等,成員可以即時(shí)回復(fù),減少溝通時(shí)長(zhǎng)

以往要是多人或一個(gè)部門同時(shí)處理一個(gè)表格或是文檔,需要等待前序人員完成后才能編輯,效率不足且也容易出錯(cuò)。

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完成編輯后還可以通過一個(gè)鏈接發(fā)送給客戶確認(rèn),并且Drive支持對(duì)鏈接添加密碼及訪問有效期,來保護(hù)文件安全隱私。并且根據(jù)需求,可以勾選是否允許。

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移動(dòng)辦公

微信文檔,一鍵轉(zhuǎn)存

在下載客戶端時(shí),可以看到還有移動(dòng)設(shè)備,Drive支持Android、iOS系統(tǒng),對(duì)于不便使用電腦時(shí),可以直接在手機(jī)或平板上瀏覽文件。而通過離線訪問,在網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定時(shí)也可以瀏覽文件。

另外,當(dāng)在微信上收到文件時(shí),還可以轉(zhuǎn)存到Drive中,以免文件過期清理。

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云上NAS

輕量部署,便捷應(yīng)用

以上是提供給已經(jīng)有群暉的企業(yè)來解決在家辦公,那如果沒有群暉NAS,而且目前物流也還來不及送到怎么辦?群暉 SkyNAS,作為云上NAS,可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)在家辦公應(yīng)急需求,同樣可以使用Drive來即時(shí)傳輸辦公文件,點(diǎn)擊瀏覽如何購(gòu)買一天一元擁有SkyNAS l 購(gòu)買教程。


更多應(yīng)用

Drive提供在家辦公解決方案,作為私有云環(huán)境下的文件服務(wù)器,也特別適合例如教育行業(yè),可以及時(shí)上傳下發(fā)教學(xué)文件、課件等,也可通過在線協(xié)作來統(tǒng)計(jì)和安排這段時(shí)間在家里的課表計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度等。


另外,如果團(tuán)隊(duì)需要及時(shí)共享計(jì)劃日歷也可以使用群暉Calendar,或是通過群暉Chat來進(jìn)行內(nèi)部敏感信息的在線溝通,作為公司內(nèi)部的通訊工具。

最后,希望大家在這一場(chǎng)疫情中順利度過,感謝為疫情努力、付出、奮斗的所有可愛的人們。這段期間,群暉技術(shù)支持會(huì)正常提供服務(wù),為用戶解決異地辦公遇到的問題。



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